O sistema de gestão em ERGONOMIA de uma organização deve ser uma decisão estratégica.
Os objetivos do procedimento de um sistema de gestão em ergonomia são basicamente 2: atendimento aos requisitos de conforto, saúde, segurança e desempenho eficiente, e/ou, aumento da produtividade pela melhoria contínua. A construção do procedimento tem como base principal as recomendações da NR17, OSHAS 18001:2007, OSHAS 18002:2000 e PG-02 – Procedimento Geral da Avaliação da Conformidade.
Ergonomia sendo o conjunto dos conhecimentos científicos relacionados ao homem e seu trabalho busca a concepção de instrumentos, máquinas e dispositivos que possam ser utilizados com o máximo de conforto, segurança e eficiência, de acordo com o Wisner (1978) – Ver NR 17.
A ergonomia pode ser dividida em ergonomia de concepção (novos postos de trabalho) e de correção análises e implantação de melhorias a situações existentes.
A organização deve levar em conta para efeitos de ergonomia locais de trabalho de pessoas que viajam ou estejam em trânsito (dirigindo, voando ou navegando), trabalhando sob a supervisão de clientes ou trabalhando em casa).
O sistema de gestão da organização deve desenvolver e implementar sua política em ERGONOMIA e gerenciar os riscos ERGONÔMICOS sendo que a POLÍTICA deve demonstrar Intenções e princípios gerais de uma organização em relação ao seu
desempenho em ERGONOMIA, conforme formalmente expresso pela alta administração, com a devida estrutura para ação e definição de seus objetivos, que devem ser quantificáveis quando aplicável para a devida análise de desempenho. O sistema de gestão é o conjunto de elementos inter-relacionados utilizados para estabelecer a política, os objetivos e as metas, incluindo a estrutura organizacional, atividades de planejamento, responsabilidades, práticas, procedimentos e recursos.
O aprimoramento do desempenho em ERGONOMIA deve ser coerente com a política em ERGONOMIA da organização visando a melhoria contínua e a eliminação das não coonformidades aplicando a devida ação corretiva para eliminar as causas.
A ergonomia na análise de risco leva em consideração a adequação dos controles existentes para a decisão de se o risco é aceitável ou não.
O risco ergonômico pode ser dado pela combinação entre a probabilidade de ocorrência de um evento, exposição aos riscos e a gravidade da lesão ou doença que pode ser causada pelo evento ou exposição.
O perigo é diferente do risco, ele é a fonte, situação ou ato com potencial para dano em termos de prejuízo humano ou doença, ou uma combinação destes.
O risco pode ser aceitável quando reduzido a um nível que pode ser tolerado pela organização considerando as obrigações legais e a política interna em ERGONOMIA, objetivando a eliminação das doenças ocupacionais, físicas ou mentais, originada ou agravada pelo trabalho ou situação relacionada ao trabalho, com olhar atento aos incidentes que são eventos com potencial de ocorrência para lesão ou doença, não importando a severidade.
A organização deve estabelecer, documentar, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão em ERGONOMIA em conformidade com os requisitos do procedimento PE-342.03, determinando como ele irá atender a esses requisitos e documentando o escopo do seu sistema de gestão em ERGONOMIA.
A POLÍTICA EM ERGONOMIA deve ser autorizada e definida pela direção, assegurando que seja apropriada, mantendo o comprometimento com a prevenção de lesões e doenças ocupacionais, bem como com a melhoria contínua, requisitos legais e intrínsecos da organização, fornecendo uma estrutura para análise e desenvolvimento de metodologias em ERGONOMIA de correção e concepção. Após implementada deve ser documentada, mantida e atualizada, com a devida comunicação a todas as pessoas que trabalhem sob o controle da organização com o objetivo de conscientizá-las de suas obrigações relativas ao processo de ERGONOMIA;
Conforme preconizado pela NR-17, o planejamento depende da demanda, que deve ser estudada de modo a direcionar a análise. A identificação das demandas passa pelo recenseamento dos postos de trabalho, mapeamento das condições de trabalho e investigação de queixas ergonômicas.
Os procedimentos documentados e métodos desenvolvidos para a avaliação dos postos de trabalho devem considerar a etapa de Análise Ergonômica do Trabalho; estudo de comportamento, capacidades e outros fatores humanos; Infraestrutura, equipamentos e materiais; Mudanças; Modificações que gerem impactos nas operações, procedimentos e atividades.
A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) documentado(s) para registrar, investigar e analisar queixas ergonômicas; necessidades de ações corretivas e oportunidades de melhoria, mantendo sempre a comunicação dos resultados.
Procedimentos para definir responsabilidade e autoridade para cada etapa devem ser instituídos visando tratar e investigar os acidentes, queixas ergonômicas e não conformidades; adotar medidas para reduzir quaisquer consequências oriundas de acidentes, incidentes ou não conformidades; iniciar e concluir ações corretivas e preventivas; confirmar a eficácia das ações corretivas e preventivas adotadas.
As investigações e Análises Ergonômicas do Trabalho devem acontecer em tempo adequado e dentro de uma periodicidade estabelecida no planejamento.
Após o mapeamento e realização das análises ergonômicas, a organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) documentado(s) e método(s) para continuamente e periodicamente fazer a melhoria dos postos de trabalho, visando a mitigação dos riscos significantes relacionados à ERGONOMIA com atenção a mudanças tecnológicas, novas unidades de produção e reprojeto de postos de trabalho.
A metodologia para identificação de riscos ERGONÔMICOS deve atentar também para que a introdução de modificações nas condições de trabalho seja precedida por uma Análise Ergonômica do Trabalho, com a devida simulação do trabalho que deverão ser utilizadas pela organização para antecipação de problemas e desenvolvimento das futuras atividades de trabalho e de seus componentes tecnológicos.
A AET deve ser realizada de acordo com o estabelecido na NR 17 e a organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos e documentos para identificar e acessar os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis a ERGONOMIA, garantindo que sejam aplicáveis, atualizados e que alcancem as partes interessadas.
Os objetivos do programa devem ser mensuráveis, onde aplicável, e consistentes com a política em ERGONOMIA, incluindo os compromissos com a prevenção de lesões e doenças ocupacionais, atendimento aos requisitos legais e outros que a organização subscreve e com a melhoria contínua.
Os objetivos devem considerar opções tecnológicas, requisitos financeiros, operacionais, comerciais e a visão das partes interessadas relevantes.
Programa(s) deve(m) incluir, no mínimo: Atribuição de responsabilidade e autoridade para atingir os objetivos em cada função e nível pertinente da organização; Os meios e o prazo no qual estes objetivos devem ser atingidos, sendo analisados criticamente a intervalos planejados e ajustados para garantir que os objetivos sejam atingidos;
A responsabilidade final pela ERGONOMIA e pelo sistema de gestão em ergonomia é da alta direção, que deve demonstrar o seu comprometimento através de: Garantia de disponibilidade de recursos essenciais para que sistema funcione; Definição de funções, alocação de responsabilidades e delegação de autoridades para facilitar o efetivo gerenciamento devidamente documentadas e comunicadas.
Um Comitê Interno de Ergonomia (CIE) pode ser implementado com a participação direta da Alta Direção ou profissionais com responsabilidade específica para a ERGONOMIA a fim de assegurar que o sistema funcione de acordo com o pré estabelecido e que seu desempenho seja eficiente e atinja o esperado.
Competência, treinamento e conscientização das pessoas deve ser um pré requisito, mantendo os registros e identificando necessidades extras de capacitação levando em consideração o modelo de gestão e os diferentes níveis.
A comunicação interna entre os diversos níveis e funções da organização deve ser ativa e efetiva, inclusive com a participação dos trabalhadores proporcionando conhecimento dos objetivos, envolvimento na identificação e avaliação de riscos ERGONÔMICOS e determinação de controles, análise de incidentes, mudanças e melhorias. Todas as partes envolvidas devem ser informadas e consultadas.
A documentação gerada deve incluir todas as informações documentais, desde os objetivos até informações gerenciais pertinentes ao processo. Esses documentos devem ser controlados em conformidade com os requisitos indicados, com as devidas aprovações atualizadas, mantendo organizados e devidamente identificados.
Monitorar e medir regularmente o desempenho do programa em ERGONOMIA de forma qualitativa e quantitativa, incluindo os objetivos e a eficácia dos controles é fundamental para a validação do processo, com o devido registro de dados e resultados de monitoramento e medição suficientes para facilitar a tomada de ações corretivas subsequentes.
Consistente com o seu compromisso com a conformidade legal, a organização deve manter registros do resultado dessas avaliações periódicas.A frequência da avaliação periódica pode variar para diferentes requisitos legais ou outros requisitos que a organização subscreva.
Para as não conformidades reais ou potenciais e tomada de ações corretivas e preventivas devem ocorrer com a identificação, investigação de suas causas, e a tomada de ações para evitar sua recorrência e prevenir gerando o registro e comunicação dos resultados de ações executadas com a análise crítica da eficácia, ações corretivas e preventivas, mudanças nos controles e o procedimento de implementação, sendo que tudo deve passar por validação antecipada.
Todos os processos e procedimentos devem manter registros legíveis, identificáveis e rastreáveis para demonstrar a conformidade aos requisitos do sistema de gestão em ergonomia com a devida identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte desses registros se necessário.
Auditorias internas periódicas devem ser realizadas em intervalos planejados para determinar se o sistema de gestão em ergonomia está em conformidade, se foi devidamente implementado, mantido e se é eficaz no atendimento à política e objetivos da organização fornecendo à direção informações sobre os resultados das auditorias.
A auditoria deve levar em conta a avaliação de riscos verificados nas auditorias anteriores, para que isso seja possível deve ser estabelecido um programa que permita tratar das responsabilidades e requisitos relativos ao planejamento e condução das auditorias, para relatar os resultados e manter os registros associados. Critérios, escopos, frequência e métodos de auditoria devem ser traçados e planejados.
A seleção dos auditores e a execução das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade do processo de auditoria.
A alta administração deve analisar criticamente o sistema de gestão em ergonomia, em intervalos planejados, para assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia.
Essa análise crítica deve incluir a avaliação de oportunidades para melhoria e necessidades de mudança no sistema de gestão em ergonomia implantado, incluindo a política, os objetivos em ERGONOMIA. Devem ser mantidos registros destas análises críticas que devem incluir informações sobre os resultados incluindo conformidades, não conformidades, desempenho, atendimento aos objetivos, investigações de incidentes, ações preventivas corretivas e o acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores, mudanças nas circunstâncias, incluindo alterações nos requisitos legais ou outros e as recomendações para melhoria.
As análises críticas devem ser consistentes com o compromisso de melhoria contínua e devem incluir decisões e ações relacionadas ao desempenho, objetivos, recursos e elementos do sistema de gestão em ergonomia, devendo essas análises serem disponibilizadas para comunicação e consulta.